ÜTS nedir, diş kliniğini nasıl bağlar?
ÜTS, Sağlık Bakanlığı'nın Ürün Takip Sistemi'dir. Tıbbi cihazların üreticiden son kullanıma kadar hareketini kayıt altına alır. Diş kliniği bu zincirin son halkalarından biridir: kliniğe giren ürünü alır, hastada kullanır veya hastaya teslim eder.
En sık yapılan hata, kapsamı tedaviye göre düşünmektir.
Doğru soru «bu tedavi bildirime tabi mi» değil, «bu ürün bildirime tabi mi» sorusudur. Bir ürünün bildirime girip girmediği ve hangi bildirim türüne düştüğü, o ürünün ÜTS'deki kendi kaydından okunur; sınıf ve tip bilgisi belirleyicidir. Aynı tedavide kullanılan iki üründen biri bildirime tabi olabilir, diğeri olmayabilir.
Bildirim türleri
- Alma bildirimi: tedarikçi ürünü kliniğe verdiğinde, klinik bunu aldığını bildirir.
- Kullanım bildirimi: ürün hastada kullanıldığında yapılır. İmplante edilebilir ürünlerde tipik olarak bu tür geçerlidir.
- Tüketiciye verme bildirimi: ürün hastaya teslim edildiğinde yapılır.
- Her üçünün de iptal bildirimi vardır. Alma bildirimlerinin gönderildikten sonra iptal edilemediğine dikkat edilmelidir.
Klinikte iş nerede tıkanıyor?
Bildirim teknik olarak zor bir iş değildir. Zorluk, ayrı bir iş olarak kurgulanmasından gelir. Tedavi biter, hekim gününe devam eder, bildirim akşama kalır; akşam unutulur. Hafta sonunda bir liste çıkarılır ve hangi üründe ne bildirildiği yeniden araştırılır.
İkinci tıkanma noktası eksik veridir. Bildirim GTIN, lot numarası ve gerektiğinde seri numarası ister. Bu bilgiler ürün kutusundadır ve tedavi anında not alınmadıysa sonradan bulunması güçtür.
Bildirimi tedaviye bağlamak
ReGain Assist'in yaklaşımı bildirimi ayrı bir ekrana taşımak değil, tedavinin tamamlanma anına bağlamaktır. Hekim tedaviyi tamamlarken kullanılan ürünü seçer ve her ürün için iki ayrı karar verir:
- Bildirim yapılacak mı, hangi türde? Kullanım, tüketiciye verme veya bildirim yok.
- Ürün stoktan düşülecek mi?
Bu iki karar verilmeden tedavi tamamlanmaz. Karar verildikten sonra bildirim kuyruğa alınır ve gönderilir; onay verilmeden hiçbir bildirim gönderilmez. Bildirim tekil ürün bazındadır: GTIN, lot, varsa seri numarası ve adet ile gider.
Ürünün yapmadıkları
Bir aracın ne yapmadığını bilmek, ne yaptığını bilmek kadar önemlidir:
- Bir ürünün bildirime tabi olup olmadığına yazılım karar vermez; kapsam ürünün ÜTS kaydından gelir, nihai sorumluluk kliniğindir.
- Sistem işlem paketi (SİP) bildirimi kapsam dışıdır. Bildirimler tekil ürün bazında gönderilir.
- Onay verilmeden bildirim gönderilmez; otomatik gönderim yoktur.
- ÜTS Token, firma numarası ve sağlık tesisi kodu kliniğe aittir; kurulum ekranından tanımlanır ve önce test ortamında doğrulanır.
Sık sorulanlar
Diş kliniği her kullandığı ürünü ÜTS'ye bildirmek zorunda mı?
Hayır, kapsam ürüne göre değişir ve ürünün kendi ÜTS kaydından belirlenir. Bir ürünün bildirime tabi olup olmadığı, tabiyse hangi bildirim türüne girdiği, o ürünün ÜTS'deki sınıf ve tip bilgisinden okunur. Klinik tarafında doğru soru «bu tedavi bildirime tabi mi» değil, «bu ÜRÜN bildirime tabi mi» sorusudur.
ÜTS bildirimi ile e-Nabız aynı şey mi?
Hayır, iki ayrı yükümlülüktür. ÜTS, Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi'dir ve tıbbi cihaz hareketlerinin bildirimiyle ilgilenir. e-Nabız ise hastanın kendi sağlık kaydını gördüğü platformdur; hekimin verisi MBYS üzerinden USS'ye iletilir. ReGain Assist ÜTS bildirimini doğrudan gönderir; e-Nabız tarafında ise yüklemeye hazır dosya üretir, yüklemeyi kullanıcı yapar.
Bildirim kendiliğinden mi gidiyor?
Hayır. Her ürün için iki ayrı karar hekimden istenir: bildirim yapılacak mı ve hangi türde, ürün stoktan düşülecek mi. Bu kararlar verilmeden tedavi tamamlanmaz, onay verilmeden hiçbir bildirim gönderilmez.
Hangi bildirim türleri destekleniyor?
Alma, kullanım ve tüketiciye verme bildirimleri ile bunların iptalleri. Bildirim tekil ürün bazındadır: GTIN, lot numarası, varsa seri numarası ve adet ile gönderilir. Sistem işlem paketi (SİP) bildirimi kapsam dışıdır.
Tedarikçinin gönderdiği ürünleri nasıl karşılıyoruz?
Tedarikçinin ÜTS'de kliniğe yaptığı verme bildirimleri listeye düşer. Klinik bunları onayladığında alma bildirimi gönderilir. Onaylanmayan hiçbir kayıt için bildirim çıkmaz.
ÜTS erişim bilgilerimi yazılıma vermem gerekiyor mu?
Bildirimin klinik adına gönderilebilmesi için ÜTS Token, firma numarası ve sağlık tesisi kodu tanımlanır. Bunlar kliniğe aittir; kurulum ekranından girilir ve önce test ortamında doğrulanır.
Gönderilen bildirimleri sonradan görebilir miyim?
Evet. Bekleyen, gönderilen, tekrar denenecek ve başarısız bildirimler tek listede durur; tarih ve duruma göre süzülür ve Excel dosyası olarak dışa aktarılır.
Bu sayfa bir mevzuat danışmanlığı değildir. ÜTS yükümlülüklerinin güncel kapsamı için Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun yayımladığı metinler esastır.
Kredi kartı gerekmez. ReGain Assist'i inceleyin